Arbeitszeugnis ändern lassen: So kommen Sie zu einem besseren Zeugnis

Der Gegenentwurf: Warum ein fertiger Text dem Arbeitgeber Arbeit abnimmt

Stellen Sie sich Ihre Bitte aus Sicht der Personalabteilung vor. Jemand, der das Unternehmen verlassen hat, möchte einige Sätze geändert haben. Dafür muss ein Mensch die Akte heraussuchen, sich in den Fall hineindenken, neu formulieren und alles noch einmal abstimmen. Das ist Arbeit, und niemand hat auf sie gewartet.

Ein Gegenentwurf nimmt ihr diese Arbeit ab. Er ist Ihr Zeugnis in einer verbesserten Fassung: vollständig ausformuliert, mit demselben Aufbau, denselben Tätigkeiten und denselben Datumsangaben wie das Original. Ihr Arbeitgeber muss nichts neu formulieren. Er liest, ändert, was er anders sieht, und stellt das Zeugnis aus.

Ungewöhnlich ist dieser Weg nicht. Die meisten Zeugnisse entstehen ohnehin aus Vorlagen und Textbausteinen: In einer Befragung der Ernst-Abbe-Hochschule Jena (öffnet in neuem Tab) wurden nur 7,3 Prozent der Zeugnisse wirklich individuell geschrieben, und fast die Hälfte der Verfasser hatte dafür nie eine Schulung erhalten (2015, 97 Befragte). Ein fertiger Vorschlag ist für die Personalabteilung deshalb nichts Fremdes, und eine unglückliche Formulierung kann ein Versehen sein.

Was belegt ist und was nicht: Den Wortlaut bestimmt am Ende Ihr Arbeitgeber, denn er ist in der Wahl seiner Formulierungen frei, solange das Zeugnis wahr und klar bleibt (Urteil vom 21.06.2005, Az. 9 AZR 352/04 (öffnet in neuem Tab)). Wie oft Arbeitgeber einen solchen Entwurf übernehmen, hat bisher niemand erhoben, und versprechen können wir es Ihnen deshalb nicht. Ob Ihr Arbeitgeber den Entwurf übernimmt, entscheidet er selbst.

Wie lange habe ich Zeit?

Eine eigene Frist für die Bitte um Berichtigung nennt § 109 Gewerbeordnung nicht. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre (§ 195 BGB (öffnet in neuem Tab)), aber davor können zwei andere Grenzen greifen: Ausschlussfristen aus dem Tarif- oder Arbeitsvertrag, denen der Zeugnisanspruch nach dem Bundesarbeitsgericht unterliegt (Urteil vom 04.10.2005, Az. 9 AZR 507/04 (öffnet in neuem Tab)), und die Verwirkung, wenn Sie die Sache lange ruhen lassen und der Arbeitgeber davon ausgehen durfte, dass nichts mehr kommt. Welche Grenze in Ihrem Fall gilt, steht nicht im Zeugnis, sondern im Arbeitsvertrag und in einem Tarifvertrag, falls einer anwendbar ist; das ist eine Frage für eine Rechtsberatung. Die drei Grenzen im Einzelnen erklärt der Abschnitt Wie lange lässt sich eine Berichtigung verlangen?.

Als Faustregel genügt: Lesen Sie das Zeugnis, sobald Sie es erhalten, und melden Sie sich zeitnah, wenn etwas nicht stimmt. Mit der Zeit wechseln Ansprechpersonen, und die Erinnerung an Ihre Arbeit verblasst.

Darf der Arbeitgeber das Zeugnis nach meiner Bitte verschlechtern?

Grundlos nicht. Viele fragen nicht nach, aus Sorge, das Zeugnis werde danach an anderer Stelle schlechter. Dazu hat das Bundesarbeitsgericht 2023 entschieden: Ein Arbeitgeber darf einen berechtigten Änderungswunsch nicht zum Anlass nehmen, das Zeugnis zum Nachteil der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers zu ändern (Versäumnisurteil vom 06.06.2023, Az. 9 AZR 272/22 (öffnet in neuem Tab)). Im entschiedenen Fall hatte eine Arbeitgeberin in der dritten Fassung die Dankes- und Wunschformel gestrichen, die in den ersten beiden Fassungen noch stand; das Gericht sah darin einen Verstoß gegen das Maßregelungsverbot des § 612a BGB (öffnet in neuem Tab). Abweichen darf der Arbeitgeber nur, wenn sachliche Gründe das als angemessen erscheinen lassen.

Schon zuvor galt: Der Arbeitgeber ist an den Inhalt eines erteilten Zeugnisses grundsätzlich gebunden. Stellt er auf ein berechtigtes Berichtigungsverlangen hin ein neues Zeugnis aus, darf er Teile, die nicht beanstandet wurden, nicht grundlos ändern (Urteil vom 21.06.2005, Az. 9 AZR 352/04). Lesen Sie ein neues Zeugnis deshalb vollständig gegen, nicht nur an den geänderten Stellen.

Was der Gegenentwurf zum Arbeitszeugnis mit Anschreiben enthält

Der Gegenentwurf ist Ihr Zeugnis, neu formuliert. Aufbau, Tätigkeiten, Namen und Datumsangaben bleiben wie im Original; die Namen setzen wir erst nach der KI wieder ein. Die bewertenden Formulierungen stehen auf einem guten bis sehr guten Niveau, Sätze mit versteckter Kritik sind ersetzt, und die Schlussformel ist vollständig. Dazu kommt ein Anschreiben an Ihren Arbeitgeber, das höflich um eine Anpassung bittet und auf den beigefügten Vorschlag verweist. Beides erhalten Sie zum Kopieren, als Word-Datei und als PDF.

So sieht das an einem erfundenen Beispiel aus. Das Zeugnis stammt aus dem Beispiel-Ergebnis, die drei Sätze sind die, die der Gegenentwurf dort ändert:

So endet das Beispielzeugnis im Gegenentwurf:

Und so bittet das Anschreiben im Beispiel um die Anpassung:

Was der Gegenentwurf nicht kann: Er erfindet keine Aufgaben, Erfolge oder Zahlen; auf neue Zahlen wird der Entwurf automatisch geprüft, alles Übrige ist Vorgabe an die KI. Er beurteilt nicht, ob das gehobene Niveau Ihrer tatsächlichen Leistung entspricht oder ob es sich durchsetzen ließe. Er ist keine rechtliche Prüfung, und er ersetzt nicht Ihr eigenes Gegenlesen: Der Text entsteht automatisch und kann Fehler enthalten. Passen Sie ihn an, wo er mehr bescheinigt, als Sie belegen können. Den vollständigen Gegenentwurf im Beispiel-Ergebnis können Sie ganz lesen.

Wenn der Arbeitgeber nicht reagiert

Lehnt der Arbeitgeber die Berichtigung ab oder antwortet er nicht, bleibt die Rechtsfrage, ob und wie sich die Änderung durchsetzen lässt. Sie gehört zu Ihrer Gewerkschaft, wenn Sie Mitglied sind, oder zu einer Fachanwältin oder einem Fachanwalt für Arbeitsrecht; am Ende steht der Weg zum Arbeitsgericht. In welchen Lagen fachlicher Rat naheliegt und was vor Gericht allgemein gilt, steht im Abschnitt Wann fachlicher Rat sinnvoll ist. Der Gegenentwurf bleibt dabei nützlich: Er zeigt jeder Beraterin und jedem Berater auf einen Blick, welche Fassung Sie anstreben.