Arbeitszeugnis entschlüsseln: Tabelle der Formeln und Satz-Check

Zeugnissprache: Warum Arbeitszeugnisse verschlüsselt klingen

Zeugnissprache ist die formelhafte Sprache, in der Arbeitgeber Leistung und Verhalten im Arbeitszeugnis bewerten. Die Note steht nicht als Zahl im Text. Sie ergibt sich aus festen Wendungen und daraus, wie stark diese gesteigert oder eingeschränkt sind.

Dass Zeugnisse so geschrieben werden, hat einen Grund. Ein Zeugnis muss in erster Linie wahr sein. Wohlwollend muss es nur im Rahmen der Wahrheit sein: Es soll das berufliche Fortkommen nicht unnötig erschweren. So fasst es das Bundesarbeitsgericht zusammen (Urteil vom 18.11.2014 – 9 AZR 584/13 (öffnet in neuem Tab)). Zeugnisse mit Schlussnoten, die der Leistung nicht entsprechen, nennt das Gericht dort unwahr und damit gesetzeswidrig. Kritik ist also nicht ausgeschlossen. In der Zeugnissprache steht sie aber nicht als offener Tadel da, sondern in der Abstufung des Lobs: Wer weniger zufrieden war, lobt schwächer.

Für die Leistung hat sich dafür die sogenannte Zufriedenheitsskala eingebürgert. Nach demselben Urteil führen verstärkende oder abschwächende Zusätze zu einer Skala, die mit Schulnoten vergleichbar ist und von „sehr gut“ bis „mangelhaft“ reicht: „zur vollen Zufriedenheit“ steht für eine durchschnittliche, befriedigende Leistung, „gut“ wird sie erst mit einem Zusatz wie „stets“, „immer“ oder „durchgehend“. Ob die Skala fünf oder sechs Stufen hat, lässt das Gericht offen. Einer Formel ordnet es dort nur die Noten „sehr gut“, „gut“ und „befriedigend“ zu. Die Formeln für die Noten 4 bis 6 in den Tabellen dieser Seite folgen der verbreiteten Lesart in Ratgebern. Drei Stellschrauben bestimmen die Note:

• Zeitangabe: „stets“, „jederzeit“ oder „immer“ zeigen, dass die Leistung durchgehend so war. Fehlt die Zeitangabe, sinkt die Note um eine Stufe.
• Steigerung: „vollsten“ ist stärker als „vollen“, und „vollen“ ist stärker als die bloße „Zufriedenheit“.
• Einschränkung: Zusätze wie „im Großen und Ganzen“, „im Wesentlichen“ oder „in der Regel“ nehmen das Lob wieder zurück.

Das Gesetz setzt dieser Sprache Grenzen. Ein Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein. Es darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die den Zweck haben, eine andere Aussage zu treffen, als aus der äußeren Form oder dem Wortlaut ersichtlich ist (§ 109 Abs. 2 Gewerbeordnung (öffnet in neuem Tab)). Die abgestuften Bewertungsformeln gelten dagegen als übliches Beurteilungssystem: Benutzt ein Arbeitgeber ein solches System, ist das Zeugnis so zu lesen, wie es dieser Üblichkeit entspricht (Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 15.11.2011 – 9 AZR 386/10 (öffnet in neuem Tab)). Dasselbe Urteil nennt das Wort „bemühen“ als bekanntes Beispiel: Schweigt das Zeugnis zum Erfolg des Bemühens, ist die Wortwahl als Ausdruck von Tadel zu verstehen.

Wie die Skala Stufe für Stufe aufgebaut ist, zeigt die Seite Arbeitszeugnis-Noten.

Arbeitszeugnis-Entschlüsselung in vier Schritten

Für einen einzelnen Satz reicht der Satz-Check oben. Für die Entschlüsselung eines ganzen Arbeitszeugnisses gehen Sie am besten in der Reihenfolge vor, in der das Zeugnis aufgebaut ist. Vier Schritte genügen.

1. Aufbau und Vollständigkeit prüfen: Ein qualifiziertes Zeugnis enthält neben Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit auch Angaben zu Leistung und Verhalten (§ 109 Abs. 1 Gewerbeordnung). Üblich ist die Reihenfolge Einleitung, Tätigkeitsbeschreibung, Leistungsbeurteilung, Verhaltensbeurteilung, Beendigung und Schlussformel. Halten Sie fest, was fehlt.
2. Leistungsformel lesen: Suchen Sie den einen Satz, der die Leistung zusammenfasst, meist mit dem Wort „Zufriedenheit“ oder „Erwartungen“. Er bestimmt die Leistungsnote. Vergleichen Sie ihn mit der Tabelle im nächsten Abschnitt.
3. Verhalten und Reihenfolge prüfen: Welche Formel steht da, und wer wird genannt? Üblich ist „Vorgesetzte, Kolleginnen und Kollegen, Kunden“. Fehlt eine Gruppe oder stehen die Vorgesetzten hinten, wird das als Aussage gelesen.
4. Schlussformel und Auslassungen prüfen: Enthält der Schluss Bedauern, Dank und Zukunftswünsche? Steht ein Grund für das Ausscheiden da? Fehlt etwas, das bei Ihrer Tätigkeit üblich wäre, etwa ein Satz zur Mitarbeiterführung bei Führungskräften oder zur Ehrlichkeit bei Kassenverantwortung?

Am Ende zählt das Gesamtbild. Ein einzelner auffälliger Satz ist ein Hinweis, kein Beweis. Erst wenn mehrere Stellen in dieselbe Richtung zeigen, etwa eine mittlere Leistungsformel, eine Verhaltensformel ohne Vorgesetzte und Einzelbewertungen, die nur Interesse und Fleiß bescheinigen, ergibt sich eine belastbare Lesart. Eine Entschlüsselung, die an einem einzigen Wort hängt, trägt nicht weit.

Arbeitszeugnis entschlüsseln: Tabelle der Formeln und Codes

Die Tabelle enthält die sechs Stufen der Leistungsformel, die wichtigsten Verhaltens- und Schlussformeln und drei bekannte Codes. Die Note gibt die verbreitete Lesart in Ratgebern wieder, keinen gesetzlich festgelegten Maßstab. Wo Quellen abweichen oder eine Deutung umstritten ist, steht es dabei.

Manche Zeugnisse bewerten statt der Zufriedenheit, ob die Erwartungen erfüllt wurden, zum Beispiel mit „hat unsere Erwartungen stets übertroffen“. Die Abstufung folgt demselben Muster. Die nächste Tabelle stammt aus dem Regelwerk des Satz-Checks und zeigt beide Formelfamilien mit allen Stufen.

Arbeitszeugnis übersetzen: Zeugnissprache in Klartext

Eine einzelne Formel nachzuschlagen ist einfach. Schwieriger ist es, einen ganzen Absatz zu übersetzen, in dem mehrere Signale zusammenkommen. Die drei Beispiele sind erfunden. Sie zeigen, wie aus Zeugnisdeutsch Klartext wird.

Einzelne Sätze übersetzt der Satz-Check oben kostenlos und ohne Anmeldung in Klartext. Suchen Sie stattdessen eine englische Fassung Ihres Zeugnisses, also eine Übersetzung in eine andere Sprache, finden Sie sie unter Arbeitszeugnis auf Englisch.

Verhalten und Schlussformel entschlüsseln

Die Verhaltensformel funktioniert wie die Leistungsformel. „Stets vorbildlich“ ist die beste Stufe, ohne „stets“ ist es eine Stufe weniger. Eine Einschränkung wie „im Wesentlichen einwandfrei“ wird als Hinweis auf wiederholte Probleme gelesen. Mitgelesen wird außerdem, wer genannt ist und in welcher Reihenfolge. Das steht in der Tabelle als Hinweis ohne Note.

Die Schlussformel besteht in der vollständigen Form aus drei Teilen: Bedauern über das Ausscheiden, Dank für die Zusammenarbeit und Wünsche für die Zukunft. Ratgeber stufen sie danach ab, wie viel davon dasteht: Alle drei Teile zusammen gelten als beste Form, Wünsche allein als kühler Abschied. Auch kleine Wörter werden gedeutet: „weiterhin viel Erfolg“ bestätigt den bisherigen Erfolg, ohne „weiterhin“ bleibt er offen. Das ist allerdings nur ein schwaches Indiz. Die Abstufung mit allen Zwischenformen, Beispiele je Note und die Variante im Zwischenzeugnis stehen im Ratgeber zur Schlussformel im Arbeitszeugnis. Auch der Satz-Check oben gibt für eine Schlussformel eine Note aus. Sie folgt dieser Lesart der Ratgeber.

Geheimcodes und versteckte Kritik im Arbeitszeugnis

Als Geheimcodes gelten Formulierungen, die wie Lob klingen und in Code-Listen als Kritik übersetzt werden. Wie verlässlich solche Listen sind, hat das Bundesarbeitsgericht 2011 am Beispiel „kennen gelernt“ geprüft. Die Wendung galt in manchen Listen als Zeichen, dass das Gegenteil gemeint sei. Das Gericht sah darin keinen Geheimcode: Übersetzungslisten gäben Beispiele überwiegend isoliert und ohne Zusammenhang wieder, und aus der Aufnahme in eine solche Liste folge nicht, dass eine Formulierung stets negativ zu verstehen sei. Ein Zeugnis lasse sich regelmäßig nur im Zusammenhang seines gesamten Inhalts auslegen. Entscheidend sei, wie ein unbefangener Arbeitgeber mit Berufs- und Branchenkenntnissen das Zeugnis auffassen muss (Urteil vom 15.11.2011 – 9 AZR 386/10).

Die vollständige Analyse im Zeugnis-Check ordnet solche Formulierungen in drei Gruppen ein: Deutungen, die sich aus der üblichen Abstufung ergeben oder in vielen Listen gleich angegeben werden, Formulierungen, die nur in einem bestimmten Zusammenhang abwerten, und solche, deren Deutung umstritten ist. Die folgende Tabelle zeigt die bekanntesten Formulierungen, die der Satz-Check erkennt. Sie nennt je Formulierung die verbreitete Lesart. Zu welcher Gruppe eine Formulierung gehört, steht dort nicht.

In dieser Tabelle sind die Deutungen von „delegieren“ und „vor allem Gesundheit“ umstritten: Bei Führungskräften ist Delegieren eine normale Stärke, und Gesundheit wird heute oft ohne Hintergedanken gewünscht. Pünktlichkeit, Interesse und Fleiß werten nur ab, wenn sie für sich allein stehen und daneben kein Arbeitsergebnis gelobt wird. Der Satz-Check sieht nur den einen Satz und kann diesen Zusammenhang nicht prüfen. Sein Vermerk „wird als Kritik gelesen“ heißt bei diesen Formulierungen deshalb: kann so gelesen werden.

Weitere Formulierungen stehen in manchen Listen, sind im normalen Sprachgebrauch aber meist schlichtes Lob. Der Satz-Check oben erkennt sie nicht, die vollständige Analyse weist sie als umstritten aus:

Steht eine solche Formulierung in Ihrem Zeugnis, ist das allein kein Befund. Aussagekräftiger als einzelne Codes sind Techniken, mit denen Kritik zwischen den Zeilen steht:

• Auslassung: Fehlt, was bei der Tätigkeit üblicherweise im Zeugnis steht, spricht man vom „beredten Schweigen“, zum Beispiel wenn bei einer Führungskraft jede Aussage zur Mitarbeiterführung fehlt. Für die Schlussformel gilt das rechtlich nicht, siehe den Hinweis im Abschnitt davor.
• Absicht statt Ergebnis: „war bestrebt“ oder „hat versucht“ beschreiben nur den Willen. Ein Ergebnis wird nicht bestätigt.
• Betonte Selbstverständlichkeit: Pünktlichkeit oder Ordnung werden hervorgehoben, Ergebnisse nicht.
• Passive Formulierung: „wurde eingesetzt“ oder „wurde mit Aufgaben betraut“ statt eigener Initiative. Einzelne Passivsätze sind normal, auffällig ist erst die Häufung.
• Doppelte Verneinung: „nicht unerheblich“ oder „nicht ohne Erfolg“ ist schwächer als das direkte Lob.
• Widerspruch: sehr gute Einzelbewertungen, aber eine nur durchschnittliche zusammenfassende Leistungsformel.

Was der Satz-Check kann und was nicht

Der Satz-Check arbeitet mit einer festen Regel-Tabelle der gängigsten Formeln. Er kommt ohne KI aus und läuft in Ihrem Browser. Das setzt Grenzen. Er prüft, ob bestimmte Wörter in Ihrer Eingabe vorkommen, und nicht, worauf sie sich im Satz beziehen. Geben Sie deshalb immer nur einen Satz ein: Bei mehreren Sätzen kann er ein „stets“ aus dem einen Satz mit der Formel aus dem anderen verbinden. Auch ein „insgesamt“ am Satzanfang, das nur eine Zusammenfassung einleitet, kann er als Einschränkung werten. Auslassungen, Widersprüche zwischen den Abschnitten und frei formulierte Bewertungen erkennt er nicht.

Für das ganze Zeugnis gibt es den Zeugnis-Check. Er verbindet das Regelwerk mit einer KI-gestützten Sprachanalyse. Kostenlos sehen Sie die Gesamtnote und die Zahl der gefundenen Stellen mit versteckter Kritik und der fehlenden Bestandteile. Kostenpflichtig ist die vollständige Analyse mit Teilnoten, jedem Satz in Klartext und den einzeln benannten fehlenden Bestandteilen, ebenso der Gegenentwurf und die englische Fassung: Arbeitszeugnis prüfen lassen.

Beim Zeugnis-Check läuft die Texterkennung in Ihrem Browser. Erkannte Namen, Firmen, Orte, Adressen und Datumsangaben werden durch Platzhalter ersetzt, bevor die KI den Text erhält. Die Erkennung arbeitet mit festen Mustern und kann einzelne Angaben übersehen. Die KI-Analyse läuft derzeit bei Anthropic. Die Verarbeitung kann außerhalb der EU stattfinden, unter anderem in den USA. Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung.